Le RGPD et les Guides
Qu’est-ce qui change avec l’arrivée du RGPD chez les Guides ? AFaut-il penser à quelque chose pendant les camps ? Que dire ou répondre aux parents ? Suis le guide !
1. C’est quoi le RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données, RGPD, est là pour protéger tout le monde : toi, les Animés, le Staff d’Unité, les parents, etc. Cette protection concerne avant tout les données personnelles de chacun (nom, prénom, date de naissance, N° de GSM, données de carte d’identité, fiche médicale, etc.). Cela signifie qu’en tant qu’Animateur, membre d’un Staff d’Unité, Cadre de Région et de Formation, tu devras veiller au respect des données de tes Animés/membres/participants/staffs. Les adaptations à la réglementation européenne ont été faites par les Guides pour ne pas alourdir tes missions. Pas de stress donc, il n’y a pas grande chose qui change pour toi.
2. Si le RGPD nous protège, quels sont nos droits ?
Toute personne a le droit, sur simple demande par email à privacy@guides.be, de consulter, modifier et effacer ses données. Chacun est maître de ses données personnelles.
3. La Charte de Protection de la vie privée. C’est quoi en fait ?
Cette Charte de Protection de la vie privée explique pourquoi et comment les Guides traitent les données personnelles de leurs membres et informe des engagements du Mouvement vis-à-vis de ceux-ci. Elle engage notamment à ne jamais communiquer les données des membres à des tiers.
Concrètement, que dois-je faire ?
Être attentif aux données de tes Animés et de ton Staff !
- Une fois ton camp terminé, détruis les fiches médicales de tes Animés et de ton Staff
- Ne communique jamais les données de tes Animés à une tierce personne
- Supprime les listings des années précédentes : tu n’en as plus besoin
Comment rassurer les parents de mes Animés ?
Quand la nouvelle année Guide commence, fais lire aux parents la Charte de protection de la vie privée des Guides. Assure-toi qu’ils la lisent attentivement.
Un petit rappel sur leurs droits (point 2 plus haut), sera également toujours utile !
Sache que, dans la farde à formulaires, qui se trouve dans ton Pack de Rentrée, tu trouveras une nouvelle fiche d’inscription. Celle-ci a été mise à jour suite à la réglementation sur la protection des données. Ce document indique aux parents les conditions d’adhésion au Mouvement et les précisions du traitement de données de leurs enfants. Si tu as d’autres questions, écris-nous sur privacy@guides.be.
Concrètement, qu’est-ce que je dois faire ?
Être attentif aux données des membres de ton Unité !
- Sensibilise tes Animateurs aux droits des Animés et des parents.
- Utilise la nouvelle fiche d’inscription qui prend en compte les réglementations européennes. Elle sera bientôt en ligne.
- Transmets la Charte de Protection de la vie privée aux Animateurs et parents.
- Classe et archive les extraits de compte : ne les détruis pas. Ils attestent du paiement des cotisations par les membres et, par conséquent, représentent leur accord explicite au traitement de leurs données personnelles.
- Une fois les camps terminés, assure-toi que les Animateurs détruisent toutes les fiches médicales.
- Ne communique jamais les données de tes membres à une tierce personne.
- Sois garant de la suppression des listings des années précédentes : plus personne n’en a besoin. Sensibilise ton staff à la confidentialité des données que ces listings représentent.
- Garde en tête que chacun est maître de ses données.
- Si tu souhaites prendre contact avec les anciens du Mouvement, de l’Unité, passe par la Fédération des Guides.
Et les parents, je leur dis quoi ?
Quand la nouvelle année Guide commence, fais lire aux parents la Charte de protection de la vie privée des Guides. Assure-toi qu’ils la lisent attentivement.
Un petit rappel sur leurs droits (point 2 plus haut), sera également toujours utile !
Sache que, dans la farde à formulaires, qui se trouve dans ton pack de rentrée, tu trouveras une nouvelle fiche d’inscription. Celle-ci a été mise à jour suite à la réglementation sur la protection des données. Ce document indique aux parents les conditions d’adhésion au Mouvement et les précisions du traitement de données de leurs enfants. Si tu as d’autres questions, écris-nous sur privacy@guides.be.
Y a-t-il des choses particulières à dire aux parents ?
Quand la nouvelle année Guide commence, fais lire aux parents la Charte de Protection de la vie privée des Guides. Assure-toi qu’ils la lisent attentivement.
Un petit rappel sur leurs droits (point 2 plus haut), sera également toujours utile !
Sache que, dans la farde à formulaires, qui se trouve dans ton pack de rentrée, tu trouveras une nouvelle fiche d’inscription. Celle-ci a été mise à jour suite à la réglementation sur la protection des données. Ce document indique aux parents les conditions d’adhésion au Mouvement et les précisions du traitement de données de leurs enfants.
Concrètement, en tant que Cadre de Région, je dois veiller à quoi ?
- Sois garant de la prise de conscience par tes Staffs d’Unité des droits des membres et de leurs parents. Ils doivent sensibiliser leurs Animateurs.
- Prends connaissance de la Charte de Protection de la vie privée des Guides.
- Répète à tes CU qu’ils doivent classer et archiver leurs extraits de comptes bancaires. En effet, ils attestent du paiement des cotisations par les membres et par conséquent de leur accord explicite au traitement de leurs données personnelles. C’est cette condition qui est indiquée dans les nouvelles fiches d’inscription pour l’année 2018-2019.
- Sensibilise les CU au traitement des listings en accordant une attention particulière à la confidentialité des données qui y sont contenues.
- Utilise les nouveaux bulletins de vote pour les élections. Chaque nouvel élu pourra ainsi donner son accord par rapport à la protection des données privées qu’il traite dans le cadre de son mandat.
En tant que cadre de Formation, que dois-je faire ?
- Prends connaissance de la Charte de Protection de la vie privée des Guides. N’hésite pas à en parler lors d’une UF ou entre deux modules UF.
- Passe le mot : les Animateurs doivent détruire les fiches médicales de leurs Animés à la fin des camps et traiter leurs listings avec attention, en préservant la confidentialité des données qui y sont contenues.
- Dis-leur de supprimer leurs anciens listings. Mieux vaut qu’ils soient trop prévenus, que pas assez.
- Et toi ? Tu souhaites créer un listing qui reprend les dates de naissance de tes participants après une forma pour souhaiter un bon anniversaire à chacun en temps voulu ? Assure-toi d’avoir une preuve écrite que tu peux disposer de ces données. Hé oui, le RGPD, ça va jusque -là. Si tu as d’autres questions, écris-nous sur privacy@guides.be.