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Le côté administratif de la préparation d’un camp a toute son importance. Voici la liste des choses à faire avant et après ton camp.

Avant le départ

  • Dans SCRIBe (aide-toi des modes d’emploi et tutos vidéos) :
    • encode les intendants et invités qui t'accompagnent ;
    • télécharge et imprime l’Attestation d’appartenance au Mouvement de ton groupe ;
    • télécharge et imprime les Attestations mutuelles pour chaque participant. À la fin du camp, donne-les aux parents, qui pourront ainsi se faire rembourser une partie des frais de camp par leur mutuelle. Il n’y a pas de limite d’âge, tous les participants sont concernés.
    • dans ta déclaration de camp :
      • vérifie la liste des participants au camp ;
      • souscris à l'assurance omnium mission pour assurer maximum deux voitures présentes au camp ;
      • (si ton camp se passe à l'étranger) choisis l'assistance qui convient à chaque participant.
  • Prends avec toi en camp :
    • ta Préparation et engagement de camp signée ; 
    • ton contrat de location ; 
    • des formulaires de déclaration d’accident ; 
    • le formulaire d’autorisation du DNF ; 
    • les Autorisations parentales, les Fiches santé
    • Pour les moins de 12 ans : des vignettes mutuelle, la carte SIS si elle est toujours valide sinon la carte ISI+ et, éventuellement, la Kid’s ID ;
    • Pour les 12 ans et plus : des vignettes mutuelle, la carte SIS si elle est toujours valide et la carte d’identité.

Dès ton arrivée 

Pense à faire un État des lieux de début de camp avec le propriétaire.

Vérifie les endroits de baignade à privilégier et ceux à éviter compte tenu de la qualité des eaux. Pour t'aider pour les camps en Wallonie, consulte cette liste ! 

Après le camp

  • Fais un État des lieux de fin de camp avec le propriétaire.
  • Remets aux parents les Attestations mutuelle.
  • Remets aux parents des enfants concernés, les éventuelles preuves de consultations chez un médecin, à l’hôpital, etc. Demande-leur de te rembourser.
  • Demande à ton CU de remplir les Attestations de déductibilité fiscale à transmettre aux parents.
  • Fais le bilan financier de ton camp et boucle les comptes.
  • Si tu as fait un stage pratique, renvoie au Carrick ton Évaluation de stage pratique.
  • Complète sur SCRIBe le formulaire de demande de subsides de l’ONE et envoie-le à l’ONE avant le 30 septembre.
  • Si tu as participé à l'action APAQ-W, envoie le dossier (tickets, etc.) à l'adresse mentionnée sur www.apaqw.be.

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